Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Dakwah
I.
PENDAHULUAN
Pada dasarnya tidak ada sistem informasi yang
sempurna untuk masa yang terhingga. Adanya keperluan-keperluan baru,
pertumbuhan organisasi/usaha, perkembangan teknologi, dan pengaruh luar lain
mengharuskan adanya usaha pengembangan sistem informasi baru untuk mengimbangi
dinamika organisasi dimana sistem informasi yang ditetapkan.
Kenyataan ini mengakibatkan setiap
sistem perlu dirubah pada masa selanjutnya. Proses pengembangan sistem
informasi melewati beberapa tahapan mulai sistem itu direncanakan sampai diimplementasikan,
hingga suatu saat perlu dikembangkan kembali sistem yang baru. Siklus demikian
merupakan suatu daur hidup pengembangan sistem informasi yang merupakkan suatu
bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah didalam
tahapan tersebut untuk proses pengembangannya.[1]
II. RUMUSAN
MASALAH
A. Bagaimana Penerapan Pengembangan Sistem Informasi Pada Organisasi Dakwah?
B. Bagaimana
tahapan pengembangan SIM D?
C. Bagaimana
pendekatan pengembangan SIM D?
D. Apa
saja metode pengembangan SIM D?
III. PEMBAHASAN
A. Penerapan Pengembangan Sistem Informasi Pada Organisasi Dakwah
Pengembangan sistem merupakan penyusunan
suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan
atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Tiga sasaran utama dalam penerapan system informasi
dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efesiensi kerja dengan melakukan
otomasi berbagai proses yang mengelola informatkan asi. Kedua, meningkatkan
keefektifan manajemen dengan memuaska kebutuhan informasi guna pengambilan
kputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan
kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis.
Ketiga sasaran tersebut dapat tercapai secara optimal
apabila adanya jaminan keselarasan antara strategi sisitem informasi dengan
strategi bisnis organisasi, dimana nantinya strategi bisnis skan memberikan
arahan terhadap tercapainya suatu goal organisasi, dan strategi system
informasi akan memberikan dukungan terhadap pencapaian goal organisasi melalui
penyiapan infrastruktur teknologi informasi yang sesuai dengan teknologi bisnis
organisasi untuk menentukan strategi sisitem informasi yang dapat mendukung
pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi
bisnis organisasi melalui perencanaan strategi Bisnis dan stategi system
informasi perencanaanformasi, metodologi Ward-peppar.
Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang
berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi
maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan
SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif
untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan
berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis
masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI
sebagai bagian solusi.
Permasalahan di dalam penerapan SI/TI pada suatu
organisasi dapat dikatakan sebagai paradoks produktivitas. Dimana didalam
penerapan SI/TI sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain
seperti halnya keamanan, sumber daya manusia, transparansi, dan lain-lain
bersifat sebaliknya.Sebagai contoh Komisi Pemilihan Umum (KPU) telah
menginvestasikan sedikitnya Rp. 200 milyar untuk pengadaaan perangkat dan
aplikasi SI/TI dengan harapan agar penghitungan suara hasil pemilu dapat
berjalan dengan cepat, akurat dan transparan.[2]
B. Tahapan
Pengembangan SIM D
Pengembangan sistem informasi manajemen
Dakwah terdiri dari 5 tahapan adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan
Sistem
Dalam fase perencanaan sistem dibentuk
suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru
yang jelas akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. Selama fase
perencanaan sistem, harus dipertimbangkan :
a.
Faktor – faktor kelayakan yang berkaitan
dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan.
b.
Faktor – faktor strategis yang berkaitan
dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk
setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk
menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
Perencanaan sistem merupakan tahap
paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya. Tahap
perencanaan sistem meliputi kegiatan sebagai berikut:
a.
Mengenali masalah
b.
Menentukan masalah
c.
Menentukan tujuan
d.
Mengenali kendala
e.
Studi kelayakan
f.
Laporan ke manajemen
Tahap perencanan sistem menguraikan
mengenai proses bisnis yang dirumuskan dan kemudian diidentifikasi produk dan
sumber daya yang ada serta daur hidupnya.[3]
2. Analisis
Sistem
Analisis sistem (system analysis) merupakan
tahap setelah perencanaan sistem sebelum perancangan sistem. Analisis sistem
sangat menentukan keberhasilan pengembangan sistem informasi, karena kesalahan
dalam tahap ini akan mempengaruhi langkah pengembangan sistem selanjutnya.
Bagan alir sistem akan digambarkan dalam tahap ini sebagai alat komunikasi
antar analis sistem dan pemakai, serta personil yang terlibat di dalam tim.
Tahap analisis sistem meliputi kegiatan sebagai berikut :
a.
Menentukan kebutuhan informasi
b.
Menentukan kriteria kinerja sistem
c.
Laporan ke manajemen
3. Desain/Perancangan
sistem
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan
spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen
dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk
semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output
direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input
ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan
disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan perancangan output dan input,
proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output.
Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch.
Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur
ditulis untuk membimbing pemakai dan personil operasi agar dapat bekerja dengan
sistem yang sedang dikembangkan.
Database dirancang untuk menyimpan dan
mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru
dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem,
teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan
macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase ini, laporan rancangan
sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen
dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi
menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman
yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi
peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.
4. Implementasi
Sistem
Sistem baru/ sistem lama yang telah dimodifikasi
selanjutnya diinstal/ dijalankan pada organisasi. Tahapan ini merupakan tahap
yang paling penting dalam pembangunan atau pengembangan sebuah sistem, dimulai
setelah sebelumnya sistem tersebut dicoba dan distujui oleh pengguna.
Secara detail, beberapa hal yang
terdapat dalam tahap implementasi dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
Yaitu
penambahan atau pengadaan perangkat keras maupun lunak serta layanan untuk
mendukung system baru. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
ini disesuaikan kebutuhan. Dengan adanya akuisisi, diharapkan system nantinya
akan memiliki fungsi dan kemampuan yang optimal dalam operasi.
b.
Pembangunan
atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak
Organisasi
dapat membangun atau mengembangkan perangkat lunak sendiri, selain itu dapat
membeli atau menyewa dari pihak lain (developer).
c. Pelatihan atau user
System yang
diterapkan dalam sebuah organisasi merupakan system yang baru dibangun atau
dikembangkan.
d. Dokumentasi system
Bertujuan
untuk mempermudah dalam penggunaan system tersebut.dokumentasi system dilakukan
dalam bentuk dokumentasi system secara teknis (menjelaskan karakteristik
perangkat keras, lunak, fasilitas,utilitas, logical model, dan segala
hal yang mendukung secara teknis system tersebut) serta petunjuk penggunaan
atau pengoprasian (operasional) system secara detail (panduan penggunaan).
e. Konveresi system
Yaitu
penerapan dari system lama ke system baru. Hal yang perlu dipertimbangkan dalam
penerapan system baru adalah bagaimana caranya agar perubahan system dapat
dilakukan secara tepat dan tidak mengganggukelancaran aktivitas organisasi.
Konversi atau penerapan system baru dalam organisasi dapat dilakukan dengan
cara:
1)
Pararel,
yaitu dengan menerapkan system baru, akan tetapi system lama masih dijalankan
hingga waktu tertentu dimana system baru tersebut secara total dapat diterima
dan diaplikasikan dan system lama dapat ditinggalkan.
2)
Pilot
(percontohan), konversi system ini yaitu dengan melakukan penerapan system pada
subunit organisasi sebagi objek percontohan (pilot) system yang baru.
3)
Phased
(bertahap), konversi model ini hampir sama dengan pilot, karena pada awalnya
system baru diterapkan pada sebagian kecil unit organisasi yang ada,
selanjutnya secara bertahap system lama akan digantikan system baru.
4)
Plunge,
konversi system dengan cara ini menggantikan system lama dalam organisasi
tersebut dengan system yang baru secara langsung (direct cut over) dan
total untuk semua unit yang ada diorganisasi. Pergantian system tidak dilakukan
secara bertahap. [4]
5. Penggunaan/Review/Evaluasi
Sistem
Penggunaan/
review/ evaluasi system merupakan tahap terakhir dalam pengembangan sistem
berupa penggunaan/ operasi hasil implementasi system. Penggunaan/
review/evaluasi system meliputi kegian sebagai berikut:
a.
Operasional
system
b.
Evaluasi
system
c.
Memelihara
system
d.
Mempertahankan
kinerja system
e.
Meningkatkan
kinerja system
f.
Laporan
kemenejemen[5]
C. Pendekatan
Pengembangan SIM D
a.
Pendekatan
klasik vs pendekatan terstruktur
Pendekatan
klasik menekankan behwa pengembangan suatu system informasi akan berhasil
apabila mengikuti tahapan ssuai daur hidup pengembangan system. Namun pada
kenyataannya tidaklah cukup karena pendekatan tidak memberikan pedoman lebih
lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan’tersebut dengan terinci.
Pendekatan
pengembangan system muncul karena pendekatan klasik menemui beberapa kelemahan,
diantaranya adalah sebagi berkut:
1) Pengembangan perangkat lunak menjadi sulit
2) Biaya pemeliharaan system menjadi lebih mahal
3) Kemungkinan kesalahan cukup besar
4) Keberhasilan system kurang terjamin
5) Masalah-masalah dalam penerapan system
b.
Pendekatan
sepotong vs pendekatan system
Pendekatan
seotong merupakan pengembangan system yang menekankan pada suatu kegiatan atau
aplikasi tertentu saja. Pada pendekatan ini pendekatan atau aplikasi yang
dipilih, yang dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya dalam system informasi
atau tanpa sasaan keseluruhan dari organisasi.pendekatan ini hanya memerhatikan
sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja.
Pendekatan
system merupakan pendekatan pengembangan system yang memerhatikan system
informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau
aplikasinya. Pendekatan ini juga menekankan ada pencapaian sasaran keseluruhan
dari organisasi.
D. Metode
Pengembangan SIM D
Pengembangan
system dilakukan dengan menggunakan metode system development life cycle
(SDLC), atau dapat juga dilakukan dengan pendekatan prototyping.
1)
System
development life cycle
(SDLC)
Pengembangan
system dapat dilakukan dengan 3 cara: pertama, dikembangkan secara
mandiri (in house development); kedua, dikembangkan oleh pihak lain(outsourcing
development) dan katiga membeli produk jadi.
System
development life cycle
(SDLC) merupakan sebuah metodologi dalam pembangunan tau pengembangan system. system
development life cycle memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap
tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan system. Metodologi
sdlc dimulai dengan ide-ide dari
pengguna melalui study kelayakan analisis dan desain system, pemrograman, pilot
testing, implementasi, dan analisis setelah diimplementasikan
(evaluasi).
Beberapa
ahli sistem informasi menyatakan bahwa sdlc merupakan pengembangan system
secara tradisional dan memiliki beberapa tahapan. Langkah-lankah dalam
metodologi sdlc adalah :
a)
mengevaluasi
system yang ada
b)
mendefinisikan
kebutuhan system baru anga akan dibutuhkan
c)
mendesai
system yang diusulkan
d) pengembangan system yang baru
e)
penggunaan
system yang baru
f)
evaluasi
harus dilakukan terhadap system informasi baru yang telah atau sedang berjalan.
2)
Prototyping
Proses
pembangunan atau pembangunan system informasi dapat dilakukan dengan pendekatan
Prototyping . Prototyping merupakan pembuatan model system prototype
yang pembangunan atau pengembangannya dapat dilakukan dengan cepat. Prototyping
mengakibatkan proses pembangunan
atau pengembangan lebih cepat dan mudah.
Tujuan utama Prototyping
adalah melibatkan pengguna dalam mendesain system dan merespon umpan balik
dari pengguna pada tahap awal pembangunan atau pengembangan system akibatnya,
waktu dan biaya dapat dihemat. Prototyping memberikan cara untuk
membanguan system yang lebih efektif dan efisien untuk memperbaiki dan
mengoptimalkan system melalui diskusi, eksplorasi, percobaan, perbaikan secara
berulang-ulang.
Prototyping disebut sebagai pengembangan system secara
evolusioner (evoliutionary development) atau sering kali juga disebut sebagai Rapid
Application Design (rad), karena hal terpenting adalah bagaimana
menghasilkan system secara cepat dan dapat ditunjukan kepeda pengguna untuk
dicoba.
Prototyping
juga memiliki
kelemahan. Analisis system kemungkinan besar tidak membuat dokumentasi formal
untuk programmer selama Prototyping berlangsung. Hal ini sangat berbeda
dengan pengembangan sissten yang menggunakan metode konvensional sdlc. Jika
orang yang berkompeten dbidang TI pada organisasi tersebut tudak mengikuti
proses Prototyping, maka akan kesulitan dalam pemeliharaan system
dikemudian hari karena dokumentasi sstem yanga ada kurang memadai. Kelemahan
lain adalah, setelah pembuatan prototype selesai, kemungkinan pengguna tidak
mengerti tambanhan lain yang diperlukan agar system tsersebut sesuai dengan
standar atau kemauan organisasi.
IV. PENUTUP
A. Kesimpulan
Tiga sasaran utama dalam penerapan system informasi dalam suatu organisasi.
Pertama, memperbaiki efesiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses
yang mengelola informatkan asi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen
dengan memuaska kebutuhan informasi guna pengambilan kputusan. Ketiga,
memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi
dengan merubah gaya dan cara berbisnis.
Pengembangan sistem informasi manajemen Dakwah terdiri
dari 5 tahapan yaitu perencanaan sistem, analisis sistem, desain/perancangan
sistem, implementasi sistem, Penggunaan/Review/Evaluasi Sistem.
Pendekatan pengembangan sistem manajemen dakwah
yaitu pendekatan klasik
vs pendekatan terstruktur, Pendekatan sepotong vs pendekatan system.
Pengembangan
system dilakukan dengan menggunakan metode system development life cycle
(SDLC), atau dapat juga dilakukan dengan pendekatan prototyping.
B. Saran
Demikian yang dapat pemakalah
sampaikan, penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kata sempurna.
Sehingga pemakalah mengharap kritik dan saran yang bersifat membangun dari para
pembaca, demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini
memberikan manfaat dan menambah pengetahuan kita. Amiin…
DAFTAR
PUSTAKA
Marimin m.sc. dkk, system informasi manajemen (sumber daya manusia),
Jakarta:grasindo.
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta :
Graha Ilmu.
[1] Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, (Yogyakarta
: Graha Ilmu, 2003). Hal.
119
[2]
http://jakabillal.blogspot.co.id/2011/09/makalah-sistem-komunikasi-manajemen.html.
Diakses pada tanggal 29 September 2015 pukul 14.00 WIB
[3]
Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, (Yogyakarta
: Graha Ilmu, 2003,.... hal. 123
[4] Prof. dr. ir. Marimin m.sc. dkk, System Informasi Manajemen (Sumber Daya Manusia), (Jakarta:Grasindo). Hal. 100.
[5]
Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, (Yogyakarta
: Graha Ilmu, 2003 ).
Hal
123
0 komentar:
Post a Comment