Aliran Distribusi Informasi
PENGERTIAN ALIRAN INFORMASI
1.
Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi
informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang
yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi dalam
organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada
rekan kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web
kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan
bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
2.
Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan
informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran)
dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses,
waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai,
pembelajaran, pengalaman, atau instruksi. Distribusi informasi biasanya
digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi dan merespon
permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu
3.
Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu
proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan
berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan dinterpretasikan. Proses ini
berlangsung terus dan berubah secara konstan – artinya komunikasi organisasi
bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang
waktu
CARA INFORMASI MENGALIR
Guetzkow
(1965) menyatakan bahwah aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi
dalam tiga cara, yaitu : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara
ini.
1.
Penyebaran Pesan Secara
Serentak
Maksudnya
adalah penyebaran pesan yang dilakukan secara bersama dan pesan tersebut harus
tiba dibeberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama. Penyebaran pesan tersebut
memerlukan suatu rencana untuk menggunakan strategi atau tekhnik penyebaran
pesan. Strategi dan tekhnik penyebaran pesan biasanya dipertimbangkan
berasarkan waktu dan media apa yang digunakan agar pesan tersebut dapat cepat
diterima oleh si penerima pesan.
Sebagian
besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, hanya
melibatkan sumber pesan dan penerima sebagai tujuan akhir. Banyak organisasi
yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang
diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen,
fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang
bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.
Pemilihan
teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan
pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan.
Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan
informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama tetapi seperti
yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup
jauh. Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan,
atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode tersebut atau
kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada
sekelompok anggota organisasi; salah saatu kedua-duanya mungkin pula tidak
efektif.
Dengan
berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua
anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi.
Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan
dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara
satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing.
Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih
efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi
dalam suatu organisasi.
2.
Penyebaran Pesan Secara
Berurutan
Haney (1962)
mengemukakan bahwa penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang
utama, yang pasti terjadi dalam organisasi, meliputi perluasan bentuk
penyebaran diadik. Dalam hal ini setiap individu penerima pesan pertama
mula-mula menginterpretasikan pesan pesan yang diterimanya dan kemudian
meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian
tersebut.
Penyebaran
pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran
tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan
disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang
tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada
waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu
yang berlainan. karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut,
mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran
informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat
keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang
yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu
yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.
3.
Kombinasi antara serentak dan berurutan
POLA ALIRAN INFORMASI
Katz dan
Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan
bahwa komunikasi di antara anggota sistem tersebut di batasi. Sifat asal
organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa yang berbicara kepad siapa.
Burrges (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi
adalah bahwa ‘’pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita dapat
berbicara tenang jaringan atau struktur komunikasi’’, ia juga menyatakan bahwa
organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana
tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan
kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus. Analisis eksperimental pola-pola
ku\omunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai siapa berbicara
kepada siapa mempunyai konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi.
Menurutnya pola aliran informasi dibedakan menjadi :
1.
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh
informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi
sentral menerima kontak dan infomasi yang disediakan oleh anggota organisai
lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya.
Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang
lainnya hanya melalui sejenis sestem pengulangan pesan. Tidak seorang
anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya,
demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh
informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
2.
Pola lingkaran adalah pola
informasi yang memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang
lainnya hanya melalui sejenis system pengulangan pesan. Tidak seorang
anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya,
demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh
informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang
penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran
komunikasi yang amat terpusat dalam keseluruhan aksesibilas anggota antara yang
satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan
yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan –perubahan dalam
tugas di pihak lain, pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas
aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih
stabil, menunjukan kecermatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat
dalammemecakan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami kelebihan beban
pesan dan pekerjaan.
PERANAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI
Analisis
jaringan telah mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan
komunikasi. Berikut adalah tujuh peranan jaringan komunikasi, antara lain :
1.
Anggota klik. Klik adalah sebuah kelompok individu
yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan
anggota-anggota lainnya. Prasyarat keanggotaan klik adalah bahwa
individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan
cara tidak langsung. Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan
sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, dan yang merasa amat puas
dengan kontak-kontak tersebut. Klik-terdiri dari individu-individu yang
memiliki alasan formal, yang berhubungan dengan jabatan untuk melakukan kontak
sekaligus juga mempunyai alasan informal yang bersifat antar pesona.
2.
Penyendiri. Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit
atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.
Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan
pribadi pegawai-pegawai lainnya tetapi jelas merupakan anggota klik bila
pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam kebijakan dan prosedur organisasi.
3.
Jembatan. Adalah seorang anggota klik yang memiliki
sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak
dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung
antara dua kelompok pegawai.
4.
Penghubung. Adalah orang yang mengaitkan atau
menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok
yang dihubungkan tersebut.Penghubung mengkaitkan satuan-satuan organisasi
bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring
informasi.
5.
Penjaga gawang. Adalah orang yang secara strategis
ditempatkan dalam jaringan agar apat melakukan pengendalian atas pesan apa yang
akan disebarkan melalui system tersebut.
6.
Pemimpin pendapat. Adalah orang tanpa jabatan formal
dalam semua system social, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi
orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti
persoalan dan dipercaya orang-orang lainya untuk mengetahui apa yang sebenarnya
terjadi.
7.
Kosmopolit. Adalah individu yang melakukan kontak
dengan dunia luar, dengan individu-individu diluar organisasi. Kosmopolit
menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan
peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
Ada 6 (enam)
peranan jaringan komunikasi yaitu :
a.
Opinion Leader, adalah pimpinan informal dalam
organisasi.
b.
Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus
informasi di antara anggota organisasi.
c.
Cosmopolites, adalah individu yang menghubungkan
organisasi dengan lingkungannya.
d.
Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu
organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.
e.
Liasion, adalah sama peranannya dengan bridge tetapi
individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan
penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.
f.
Isolate, adalah organisasi yang mempunyai kontak
minimal dengan orang lain dalam organisasi.
ARAH ALIRAN INFORMASI
1.
Komunikasi kebawah
Komunikasi
kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan
berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya
kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai;
namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis,
1967). Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada
bawahan (Katz & Khan, 1966) :
a.
Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
b.
Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan
pekerjaan,
c.
Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik
organisasi,
d.
Informasi mengenai kinerja pegawai
e.
Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
Pemilihan
Metode dan Media Level (1972) mensurvei para penyedia dan meminta mereka untuk
menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode-metode untuk
berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai
berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja,(3) tulisan di ikuti lisan, dan (4)
lisan di tulisan. Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode
penyampaian informasi kepada pegawai (level dan galle, 1988).
a.
Ketersediaan. Metode-metode yang tersedia dalam
organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode yang
tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat di tambahkan untuk
suatu program keseluruan yang lebih efektif.
- Biaya.
Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran
informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan
penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih
mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.
- Pengaruh.
Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering
dipilih daripada metode yang baku.
- Relevansi.
Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan
lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekedar menyampaikan informasi,
dapat dilakukan dengan pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya
menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis
adalah metode yang mungkin akan dipilih.
- Respons.
Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki
atau diperlukan respons khusus terhadap infomasi tersebut.
- Keahlian.
Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk
menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung
digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator
atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya.
2.
Komunikasi ke Atas
Komunikasi
ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat
yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Komunikasi
ke atas penting karena beberapa alasan.
a.
Aliran informasi ke atas memberi onformasi berharga
untuk pembuatan kepusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi
kegiatan orng-orang lainnya (Sharma,1979).
- Komunikasi
ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima
informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang
dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952).
- Komunikasi
ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul
kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling
dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976).
- Komunikasi
ke atas menumbuhkan aspresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan
memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan
menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty
& Machaver, 1952).
- Komunikasi
ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa
yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver,
1952).
- Komunikasi
keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat
keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut
(Harriman, 1974).
Komunikasi
keatas dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya
segelintir manejer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh
informasi dari bawah.Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi
keatas terlihat amat sulit:
a.
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan
pikiran mereka.
- Perasaan
bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai.
- Kurangnya
penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilakukan pegawai.
- Perasaan
bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada
apa yang disampaikan pegawai.
Prinsip-prinsip saluran keatas
Planty dan
machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman program komunikasi
keatas. Prinsip-prinsip tersebut antara lain ;
a.
Program komunikasi keatas yang efektif harus
direncanakan.
- Program
komunikasi keatas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.
- Program
komunikasi keatas yang efektif menggunakan saluran rutin
- Program
komunikasi keatas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan
dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
- Program
komunikasi keatas yang efektif mencakup mendenngarkan secara objektif
- progaranm
komunikasi keatas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah
- Progran
komunikasi keatas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk
meningkatkan aliran informasi.
3.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi
horizontal, yaitu Informasi yang bergerak di antara orang-orang dan
jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya. Komunikasi horizontal terdiri
dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang
sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat
otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.
Tujuan dari
komunikasi horizontal adalah :
a.
Untuk mengkordinasikan penugasan kerja
- Berbagi
informasi mengenai rencana dan kegiatan
- Untuk
memecahkan masalah
- Untuk
memperoleh pemahaman bersama
- Untuk
mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
- Untuk
menumbuhkan dukungan antar pesona
Bentuk
komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak
antarpersona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi
lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi,
interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan
catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah
sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Yang
penting kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki
suatu produk. Lingkaran kualitas umumnya diberi tanggung jawab penuh untuk
mengenali dan memecahkan masalah (Yager, 1980).
Saluran ini
memungkinkan individu-individu mengoordinasikan tugas-tugas, membagi informasi,
memecakan masalah, dan menyelesaikan konflik. Komunikasi horizontal dilakukan
melalui kontak pribadi,telepon, email, memo, voice mail, dan rapat.
Untuk
meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan (1) melatih karyawan dalam
kerjasama tim dan tekhnik komunikasi, (2) membangun sistem penghargaan berbasis
pencapaian tim alih-alih pecapai individu, dan (3) mendorong partisipasi penuh
dalam fungsi-fungsi tim.
4.
Komunikasi Lintas Saluran
Merupakan
penyampaian informasi rekan sejawat yang melewati batas-batas fungsional dengan
individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Mereka
melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi
dan yang mengawasi tetapi bukan atasan ataupun bawahan mereka. Mereka tidak
melewati otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan
mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun mereka
memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi; mereka dapat mengunjungi bagian
lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi
informal.
Komunikasi
lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan
jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang
lainnya. Mereka menempat bagian fungsional yang berbeda.
Spesialis
staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi
lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai
otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
Fayol
(1916-1940) menunjukkan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang
pantas, bahwa perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah
dalam suatu saluran.
Pentingnya
komunikasi lintas-saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (1967) untuk
menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan
komunikasi spesialis staf:
a.
Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian
berkomunikasi.
- Spesialis
staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka.
- Manajemen
harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan
peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.
5.
Komunikasi Informal,
Pribadi, atau Selentingan
Informasi
informal / personal ini muncul dari interaksi diantara orang-orang, informasi
ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga, dan jaringannya
digolongkan sebagai selentingan. Informasi yang mengalir sepanjang jaringan
kerja selentingan terlihat berubah-ubah dan tersembunyi. Dalam istilah
komunikasi selintingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia
tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran
perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih
memperhatikan apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang daripada apa yang
dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan.
Dalam
istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai ‘’metode penyampaian
laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran
biasa’’ (Stein, 1967). Komunikasi informal cenderung mengandung laporan
‘’rahasia’’ tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui
saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan
lebih memperhatikan ‘’apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang’’
daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya
terlihat ‘’rahasia’’ meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.
Sifat-Sifat Selentingan
Meskipun
penelitian tentang sifat-sifat selentingan tidak ekstensif, sifat-sifat
selentingan cukup lengkap seperti digambarkan berikut ini (W. L. Davis dan
O’Connor, 1977):
a.
Selentingan berjalan terutama melalau interaksi mulut
ke mulut.
- Selentingan
umumnya bebas dari kendala-kendala organisasi dan posisi.
- Selentingan
meyebarkan informasi dengan cepat.
- Jaringan
kerja selentingan digambarkan sebagai suatu ‘’rantai kelompok’’ karena
setiap orang menyampaikan selentingan cendrung mengabarkannya kepada
sekelompok orang daripada hanya kepada satu orang saja.
- Para
peserta dalam jaringan kerja selentingan cendrung menjalankan satu dari
tiga peranan berukut: penghubung, penyendiri, atau pengakhir (dead-enders)
-mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi.
- Selentingan
cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk orang-orang
dalam organisasi tersebut.
- Semakin
cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin
besar kemungkinan ia menceritakannya kepada orang-orang lainnya.
- Bila
suatu informasi yang disampaikan pada seseorang menyangkut sesuatu yang
menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi
tersebut kepad orang-orang lainnya.
- Aliran
utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam
kelompok-kelompok fungsional daripada antara kelompok-kelompok tersebut.
- Umumnya,
75% – 90% dari rincian pesan yang di sampaikan oleh selentingan adalah
cermat; namun, seperti dikemukakan Keith Davis (1967) ‘’orang-orang
cenderung beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang
sebenarnya, karena kesalahan-kesalahannya lebih dramatik dan akibatnya
lebih bekesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin seha-harinya.
Selanjutnya, bagian-bagian yang kurang cermat seringkali lebih penting’’.
- Informasi
selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi
bahkan bila rinciannya cermat.
- Selentingan
cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan;
jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat
memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting.
Jumlah dan
akibat pesan yang mengganggu, yang berlangsung melalui selentingan, dapat
dikendalikan dengan menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka, yang
memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horizontal, dan
lintas- saluran yang terus terang, cermat, dan sensitive. Hubungan
penyelia-bawahan yang efektif nampaknya penting untuk mengendalikan informasi
selentingan. Penyelia dan menajer harus memberitahu pegawai bahwa mereka
mengerti dan menerima informasi melalui seletingan tersebut, terutama bila hal
itu mengungkapkan sesuatu yang menyangkut perasaan pegawai, bahkan bila
informasinya tidak lengkap dan tidak selalu cemat.
Di beberapa
organisasi atau perusahaan yang masih memegang budaya timur, tentu saja para
bawahan masih segan atau sungkan untuk menyampaikan keberatan-keberatan mereka
terhadap kebijaksanaan organisasi kepada atasan mereka. Pelampiasannya melalui
komunikasi antar anggota-anggota organisasi dalam bentuk informal yaitu
selentingan ini.
Cara
penanganan terhadap informasi yang mengalir tentu saja berbeda-beda bagi
tiap-tiap organisasi. Tetapi untuk hal ini mungkin bisa saja dijadikan sebagai
contoh penanganan suatu masalan dalam organisasi. Jadi penting bagl para
manajer atau penyelia memahami dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi
organisasi. Informasi yang sifatnya negatif belum tentu menghasilkan hal yang
negatif juga. Itu tergantung bagaimana kita menangani dan menyikapi hal negatif
tersebut.
Hasil
penelitian menunjukkan bahwa selentingan merupakan saluran alternative kedua
yang paling sering dipergunakan dalam komunikasi organisasional. (Saluran yang
paling sering digunakan adalah saluran langsung pegawai-atasan). Sebagai sumber
informasi, selentingan berada di urutan kedua dari bawahan dari segi dapat
dipercaya dan dikehendaki. Jadi, selentingan dianggap penting oleh pegawai,
tetapi tidak selalu sebagai saluran komunikasi yang lebih disukai dalam
organisasi
Mekanisme
Aliran Informasi
Mekanisme
informasi dapat memengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang
dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat
memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya Rencana
Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).
Alat alat
dan teknik dalam distribusi informasi
Empat
alat-alat dan teknik yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan
informasi ini:
Kemampuan
berkomunikasi yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk
memanfaatkan dimensi-dimensi komunikasi yang ada.
·
Sistem untuk mengumpulkan dan memperoleh informasi.
·
Metode pendistribusian informasi
·
Proses pembelajaran tindakan (Lesson Learned Process)
ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi
dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis.
Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit
(pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam:
- perumusan
dan implementasi tujuan organisasional
- peralatan
dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan.
- Komunikasi
adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg
dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut.
HUBUNGAN
ALIRAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI
Informasi
tidak mengalir dan tidak bergerak. Sesungguhnya yang terlihat adalah
penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian, dan penciptaan penyampaian
lainnya. Proses peristiwa hubungan yang bergerak dan berubah secara
berkesinambungan adalah dinamik. Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah
suatu proses dinamik yang pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan
diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Guetzkow menyatakan bahwa
aliran informasi dalam suatu organisasi terjadi drngan tiga cara : serentak,
berurutan, atau kombinasi dari kedua cara. Pola dalam aliran komunikasi dibagi
menjadi pola roda dan lingkaran. Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh
kepada individu di posisi sentral. Pola lingkaran adalah pola yang memungkinkan
semua anggota berkomunikasi satu dengan lain melalui sistem pengulangan pesan.
Arah aliran informasi dibagi menjadi komunikasi ke bawah, ke atas, horisontal,
dan lintas-saluran. Contoh berdasarkan hasil wawancara saya dengan teman-teman
mengenai aliran komunikasi yang dijalankan dalam organisasinya. Narasumber kita
menyatakan bahwa aliran komunikasi yang digunakan bersifat kombinasi dari kedua
cara dengan pola roda dan arah komunikasi ke bawah. Organisasi yang kami
wawancarai dalam mendiskusikan suatu permasalahan atau rencana diawali dengan
diadakan diskusi antara executive of board setelah itu hasil diskusi mereka
disampaikan ke manager tiap divisi yang setelah itu di sampaikan lagi ke
staff-staffnya. Dari contoh tersebut telihat bagaimana aliran komunikasi
berjalan dalam organisasi itu.
Teknologi
informasi sudah berkembang dengan pesat dan memiliki peran besar saat ini dalam
menyampaikan pesan serta mendapat informasi dari luar. Saat ini teknologi
komunikasi komputer seperti email, video conferencing, voice messaging,
faksimil, dan papan buletin komputer mengubah cara kita bekerja. Teknologi
komunikasi didefinisikan sebagai suatu sistem kegiatan atau kekuatan dua orang
atau lebih yang dikoordinasikan secara sadar. Teknologi komunikasi menyatukan
kemampuan komputer dan media komunikasi lainnya, juga menghubungkan manusia
dengan manusia lainnya dan dengan kegiatan mereka yang berbeda. Teknologi
komunikasi mengubah cara kerja suatu organisasi dengan tujuan menghasilkan
penyelesaian pekerjaan yang lebih baik. Organisasi yang kami wawancarai
memanfaatkan teknologi informasi dan membuktikan peran teknologi informasi
sangat membantu dalam meningkatkan kinerja dari organisasinya. Organisasi
tersebut menggunakan media internet diantaranya website, facebook, dan twitter
dalam menyebarkan informasi mengenai organisasi mereka.
Menurut
saya, aliran informasi dan teknologi informasi saling berhubungan dalam
perannya di komunikasi. Dalam menyampaikan suatu informasi perlu diketahui
bagaimana pesan itu disampaikan dan mengalir seharusnya agar semua orang
mendapatkan informasinya. Selain itu dibutuhkan teknologi informasi sebagai
media yang dapat membantu menyampaikan informasi tersebut agar orang lain dapat
mengetahui pesan itu. Peran teknologi informasi dapat mengetahui aliran
komunikasi yang seperti apa digunakan dan berjalan. Organisasi seperti yang
saya contohkan diatas menjadi sebuah penggambaran mengenai informasi yang
miliki kemudian disampaikan ke anggota-anggotanya serta menggunakan media
seperti media sosial atau alat elektronik dalam menyampaikan informasi. Semakin
berkembangnya teknologi informasi semakin besar organisasi menggunakan media
tersebut dalam menyebarkan informasi. Dalam era globalisasi seperti sekarang
ini peran teknologi informasi memiliki dampak besar sebagai tempat mendapatkan
serta menyampaikan informasi agar semua orang tahu mengenai hal-hal yang sedang
terjadi saat ini.
Referensi =
Komunikasi Organisasi karya Wayne F. Pace
SUMBER
Robbin,
Stephen P., Teori Organisasi : Struktur, Disain dan Aplikasinya, Jakarta :
Arecan.
Lubis, S.B.
Hari dan Martani Huseini (2009). Pengantar Teori Organisasi: Suatu Pendekatan
Makro. Jakarta: Departemen Ilmu Administrasi, FISIP UI. Bab 5.994
Pengertian
Distribusi
Secara garis
besar, pendistribusian dapat diartikan sebagai kegiatan pemasaran yang berusaha
memperlancar dan mempermudah penyampaian barang dan jasa dari produsen kepada
konsumen, sehingga penggunaannya sesuai dengan yang diperlukan (jenis, jumlah,
harga, tempat, dan saat dibutuhkan). Dengan kata lain, proses distribusi
merupakan aktivitas pemasaran yang mampu:
1. Menciptakan
nilai tambah produk melalui fungsi-fungsi pemasaran yang dapat merealisasikan
kegunaan/utilitas bentuk, tempat, waktu, dan kepemilikan.
2. Memperlancar
arus saluran pemasaran (marketing channel flow) secara fisik dan non-fisik.
Yang dimaksud dengan arus pemasaran adalah aliran kegiatan yang terjadi di
antara lembaga-lembaga pemasaran yang terlibat di dalam proses pemasaran. Arus
pemasaran tersebut meliputi arus barang fisik, arus kepemilikan, arus
informasi, arus promosi, arus negosiasi, arus pembayaran, arus pendanaan, arus
penanggungan risiko, dan arus pemesanan.
Dalam
pelaksanaan aktivitas-aktivitas distribusi, perusahaan kerapkali harus bekerja
sama dengan berbagai perantara (middleman) dan saluran distribusi (distribution
channel) untuk menawarkan produknya ke pasar. Yang dimaksud dengan distribusi
adalah kegiatan penyaluran hasil produksi berupa barang dan jasa dari produsen
ke konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia.
Sistem distribusi
bertujuan agar benda-benda hasil produksi sampai kepada konsumen dengan lancar,
tetapi harus memperhatikan kondisi produsen dan sarana yang tersedia dalam
masyarakat, dimana sistem distribusi yang baik akan sangat mendukung kegiatan
produksi dan konsumsi.
Fungsi
Distribusi
Fungsi
distribusi dilakukan oleh badan usaha atau perorangan sejak pengumpulan barang
dengan jalan membelinya dari produsen untuk disalurkan ke konsumen, berdasarkan
hal tersebut maka fungsi distribusi terbagi atas:
1. Fungsi
pertukaran, dimana kegiatan pemasaran atau jual beli barang atau jasa yang
meliputi pembelian, penjualan, dan pengambilan resiko (untuk mengatasi resiko
bisa dilakukan dengan menciptakan situasi dan kondisi pergudangan yang baik,
mengasuransikan barang dagangan yang akan dan sedang dilakukan).
2. Fungsi
penyediaan fisik, berkaitan dengan menyediakan barang dagangan dalam jumlah
yang tepat mencakup masalah pengumpulan, penyimpanan, pemilahan, dan
pengangkutan.
3. Fungsi
penunjang, ini merupakan fungsi yang berkaitan dengan upaya memberikan
fasilitas kepada fungsi-fungsi lain agar kegiatan distribusi dapat berjalan
dengan lancar, fungsi ini meliputi pelayanan, pembelanjaan, penyebaran
informasi, dan koordinasi.
