Pemrosesan Data dan Distribusi Informasi
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang
mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah
perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya,
sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah
perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam
mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya
akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping
itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi
yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami
konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah
sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah
atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam
mendesain sistem baru.
Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi
yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji
harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan:
semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus
dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar
tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini,
tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan
lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi
yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen
dan bagi pengambilan keputusan.[1]
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa yang dimaksud dengan
pemrosesan data ?
2.
Apa yang dimaksud dengan
database ?
3.
Bagaimana proses pembuatan
database ?
4.
Apa yang dimaksud
distribusi informasi ?
5.
Bagaimana cara
mendistribusikan informasi ?
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Pemrosesan Data
Pemrosesan data (Inggris: data
processing) adalah jenis pemrosesan yang dapat mengubah data menjadi informasi
atau pengetahuan. Pemrosesan data ini sering menggunakan komputer sehingga bisa
berjalan secara otomatis. Setelah diolah, data ini biasanya mempunyai nilai
yang informatif jika dinyatakan dan dikemas secara terorganisir dan rapi, maka
istilah pemrosesan data sering dikatakan sebagai sistem informasi. Kedua
istilah ini mempunyai arti yang hampir sama, pemrosesan data mengolah
dan memanipulasi data mentah menjadi informasi (hasil pengolahan),
sedangkansistem informasi memakai data sebagai bahan masukan dan
menghasilkan informasi sebagai produk keluaran.[2]
B.
Pengertian Database
Database adalah suatu kumpulan data terhubung ( interrelated data) yang di
simpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau
tidak perlu suatu kerangkapan data ( contolled redundancy ) dengan cara
tertentu sehingga mudah digunakan atau ditampilkan kembali, dapat digunakan
oleh suatu atau lebih program aplikasi secara optimal. Data ini juga disimpan
tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakanya sehingga
data ini di simpan sedemikian rupa supaya adanya penambahan, pengambilan, dan
modifikasi dapat di lakukan dengan mudah dan terkontrol.
Menurut James F. Courtney Jr. dan David B. Paradice dalam buku “Database
System for Management“ menjelaskan bahwa sistem database adalah sekumpulan
database yang dapat dipakai secara bersama-sama, personala-personal yang
merancang dan mengelolah database, teknik-teknik
untuk merancang dan mengelola database, serta komputer untuk mendukungnya. [3]
Dari pengertian di atas dapat kita simpulkan bahwa sistem database
mempunyai beberapa elemen penting, yaitu database, perangkat keras sebagai
pendukung operasi pengolahan data, serta manusia mempunyai peran penting dalam
sistem tersebut. Dua tujuan utama dari konsep dari database adalah meminimumkan
pengulangan dan mencapai independensi data.
C.
Proses Pembuatan Database
Secara teori Database adalah suatu
sistem yang memproses input berupa data menjadi output yaitu informasi yang
diinginkan. Untuk memperoleh Database yang handal perlu diperhatikan hal-hal
seperti keamanan data, kualitas data, kemudahan akses, kemudahan pengolahan
data, dan kemungkinan untuk pengembangan Database tersebut. Pada DataBase
Manajemen System (DBMS) yang tersentralisasi kegagalan pada suatu site akan
mematikan seluruh operasional DBMS. Namun pada Distributed DataBase Manajemen
System (DDBMS) kegagalan pada salah satu site, atau kegagalan pada hubungan
komunikasi dapat membuat beberapa site tidak dapat di akses, tetapi tidak
membuat operasional DBMS tidak dapat dijalankan. Dan juga jika terjadi
kegagalan dalam pengaksesan data pada suatu site di karenakan jaringan
komunikasi terputus maka site yang ingin mengakses data tersebut dapat
mengakses pada site yang tidak mengalami kerusakan.[4]
Data base
adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu,
yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta
pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan
mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses
terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap
data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna
penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus.
Manajemen file
mengandung arti bahwa data base memiliki suatu tempat yang terstruktur sehingga
memungkinkan program untuk menggabungkan berbagai data, record, file yang ada
dalam database. Manajemen file ialah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengawasan. Manajemen file harus dipahami oleh pengelola data base sehingga
struktur data base yang berisi data, record, file yang ada dalam database dapat
memberikan kemudahan bagi pemakai. Data base mempermudah dalam pemutakhiran cepat dari
masing-masing record dan dalam pemutakhiran serempak artinya data base
memungkinkan adanya suatu entri masukan yang akan dapat memperbaharui semua
record yang terkait dengan suatu transaksi secara serempak.
Mempermudah
akses terhadap semua record lewat seluruh program aplikasi berarti bahwa
definisi data standar memungkinkan, program aplikasi untuk menunjang aktivitas
setiap fungsi manajemen antara lain : manajemen keuangan, manajemen pemasaran,
manajemen operasisonal dan manajemen personalia.
Pada prinsipnya menciptakan data base
mecakup tiga langkah yaitu[5] :
1. Menentukan
kebutuhan data, ada dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan
berorientasi proses
i.
Tentukan masalah
ii.
Kenali keputusan yang diperlukan
iii.
Deskripsikan kebutuhan informasi
iv.
Tentukan pemrosesan yang diperlukan
v.
Tentukan kebutuhan data
vi.
Spesifikasi data
b. Pendekatan
model perusahaan
i.
Buat model data enterprise
ii.
Model data enterprise
iii.
Kembangkan database
iv.
Database
2. Menjelaskan
data
Sistem manajemen database menggunakan istilah-istilah
spesifik untuk menggambarkan definisi data yang mereka miliki. Setelah elemen-elemen
data yang diperlukan ditentukan, maka dijelaskan dalam bentuk kamus data.
Kamus data dapat berupa kertas atau file komputer. Jika
berupa file sistem kamus data diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya,
serta mempersiapkan untuk digunakan. Setelah kamus data diciptakan,
penjelasanya harus dimasukan dalam DBMS.
3. Memasukan data
Setelah
skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam database. Hal ini
dapat dilaksanakan dengan mengetik data langsung ke dalam DBMS, membaca dari pita
atau piringan, atau menscan data secara optis.
Dalam memilih DBMS perlu beberapa pertimbangan, bukan
hanya karena mahal harganya. Ada empat hal yang terpenting,
yaitu :
a.
Bahasa query
b.
Pertimbangan keamanan
c.
Biaya tak langsung pemrosesan
d.
Kecocokan dengan tipe aplikasi.
Data merupakan suatu bahan atau sumber
yang terpenting didalam organisasi, oleh karena itu organisasi-organisasi dan
para manajer perlu untuk memahami
manajemen data, yaitu suatu
aktivitas pengelolaan data dengan
berdasarkan teknologi informasi.
Apa yang akan dirasakan apabila seorang
eksekutif tidak mengerti komputer sedangkan dokumen yang dimiliki perusahaan sangat banyak dan berada
dimana – mana, sebagai eksekutif perusahaan
mungkin akan frustasi dan tegang dalam menghadapi kondisi tersebut.
Sebaliknya didalam pendekatan manajemen
database, file-file dikumpulkan disuatu tempat umum dengan menggunakan aplikasi
paket program tertentu, sehingga data dapat dengan mudah digunakan untuk
kepentingan pemakai, sedangkan aplikasi paket program yang sering digunakan
adalah sistem manajemen database (Database Management System / DBMS) berfungsi
sebagai software pembantu pengguna
database.
Database yang umum dikembangkan dalam
pendekatan proses, data dikumpulkan dan disusun sesuai struktur data, dengan
demikian dapat memberikan kemudahan didalam pencarian dan mengamankan data
untuk kepentingan proses lebih lanjut..
Pemrosesan file meliputi pembaharuan dan
penggunaan data-data untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan, antara lain :
a.
Pembaharuan dan pembuatan
database untuk membantu transaksi bisnis
dari berbagai aktivitas yang membutuhkan
perubahan didalam data perusahaan.
b.
Menyediakan informasi yang
dibutuhkan bagi setiap pengguna aplikasi yang menggunakan program komputer.
D. Pengertian
Aliran/Distribusi Informasi
Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah
proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada
waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah
cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja
baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi,
intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi
cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam
struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan
informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan
sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau
instruksi. Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk
menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang
seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu.
Aliran
informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses
inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan,
dan dinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan,
artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti.
Komunikasi terjadi sepanjang waktu.[6]
E. Distribusi
Informasi
Data dan informasi diperlukaan oleh semua unit kerja
dan semua tingkat kegiatan sebagai bahan komunikasi organisasi. Dokumen
informasi fisik dapat dikomunikasikan secara tradisional, sedangkan data atau
informasi nonfisik dapat dikomunikasikan secara elektronik. Karena itu arus
komunikasi data dan informasi menjadi sangat penting untuk menjalankan roda
organisasi. Arus tersebut dewasa ini dikenal sebagai arus informasi jaringan
yang terdiri dari distribusi informasi, arus informasi vertikal, arus informasi
horizontal.
Distribusi informasi dapat dilakukan secara
tradisional yaitu dengan penyampaian fisik dokumen informasi sendiri, atau
secara modern dengan elektronik, misalnya melalui area lokal (Local Area
Network/LAN) maupun jaringan komputer terminal atau area luas (Wide Area
Network/WAN). Dewasa ini kegiatan sistem informasi manajemen banyak menggunakan
cara pengiriman modern.
Setiap kegiatan pasti memerlukan data dan informasi,
baik berasal dari unit kerja sendiri atau dari unit kerja lain. Tiap kegiatan
juga akan menghasilkan data dan informasi baru, baik yang akan digunakan untuk
keperluan unit bersangkutan atau dikirim ke unit lain yang memerlukan. Itulah
hakikat dari pekerjaan dengan pendekatan sistem, dimana terjadi interaksi satu
sama lain yang diatur dalam bentuk metode kerja, prosedur kerja, dan arus
kerja, baik yang menyangkut pekerjaan fisik maupun pekerjaan data dan
informasi.
Data dan informasi yang dihasilkan dari setiap
kegiatan diperlukan juga oleh tingkat manajemen diatasnya atau unit lainya
dalam organisasi, demikian seterusnya sehingga terjadi suatu arus informasi
dalam unit kerja tertentu yang disebut arus informasi vertikal, dan antar unit
kerja dengan unit kerja lainya dalam suatu organisasi yang disebut arus
horizontal.
Arus data dan informasi yang bersifat kebijakan
organisasi akan dimulai dari manajemen lini atas kemudia mengalir ke bawah
sampai tingkat operasional. Arus data dan informasi pelaksanaan akan berjalan
dari bawah ke atas. Sebagaimana disebutkan diatas, arus tersebut disebut arus
vertikal. Data dan informasi yang dihasilkan dari kegiatan pelaksnaan juga
dapat berjalan kesamping atau horizontal.
1. Arus
informasi vertikal
Arus informasi vertikal adalah arus yang
mengalirkan data dan informasi antara beberapa subsistem informasi dari atas
kebawah maupun dari bawah ke atas. Untuk mendalami arus informasi vertikal,
diperlukan pengenalan terhadap struktur-struktur organisasi sehingga kita
mengetahui secara jelas tingkat dan kedudukan subsistem informasi dalam
organisai masing-masing.
|
Kebijakan
|
Perencanaan
|
Anggaran
|
Tujuan
|
|
Pendapatan
|
Biaya
|
Keuntungan
|
|
Jadwal
|
Perhari
Target
|
|
Barang
|
Jasa
|
Aktivitas
|
Pada
gambar diatas terlihat bahwa manajemen lini atas membuat kebijakan,
perencanaan, tujuan organisasi dan anggaran yang akan dilaksanakan oleh
unit-unit. Informasi dari lini atas tersebut akan diteruskan ke manajemen lini
tengah untuk diterjemahkan menjadi sasaran pendapatan, biaya dan keuntungan.
Lini tengah bertugas memeriksa, menganalisis dan memodifikasi informasi lini
atas berdasarkan keseluruhan kebijakan perencanaan sehingga tercapai
kesepakatan antara kedua lini unit bersangkutan.
Manajemen
lini tengah kemudian menyusul jadwal spesifik dan perhitungan target untuk
diteruskan pada manajemen operasional. Lini terakhir ini mempunyai tugas
memproduksi barang dan jasa sesuai dengan sasaran pendapatan dan keuntungan
sehingga pada tahap berikutnya organisasi sanggup mencapai keseluruhan tujuan
da perencanaan.
Tingkat
manajemen ketiga atau manajemen lini bawah disebut manajemen operasional. Pada
gambar terdapat variasi pada posisi manajerial tingkat tengah. Para manajer
tersebut terlibat dalam fungsi-fungsi utama organisasi seperti pemasaran,
produksi dan keuangan. Berdasarkan kebutuhan organisasi, pembagian divisi kerja
manajerial dapat dibuat lain dari fungsi departemental, misalnya berdasarkan
produk, wilayah, atau tipe pelanggan.
Pada
praktek nyata untuk arus komunikasi informasi yang bergerak vertikal keatas
umumnya berjalan seperti berikut. Data kegiatan transaksi (catatan) yang
terjadi pada lini operasional, misalnya dinaikkan ke tingkat manajemen lini
bawah (kepala seksi). Pada tingkat tersebut data catatan-catatan kegiatan yang
sama akan diubah ke dalam file tertentu. File tersebut akan diteruskan ke atas
ke manajer lini tengah untuk dibuat file bulanan misalnya. File bulanan
tersebut dinaikan lagi ke atas ke manajer lini atas untuk digabungkan bersama
file-file bulanan kegiatan lain yang ada pada satu unit kerja untuk diolah
menjadi database bulanan kegiatan unit kerja secara keseluruhan. Misalnya
kegiatan unit kerja pemasaran, produksi, teknik, keuangan, personalia,
perbekalan, humas, sekretariat, dan sebagainya.
2. Arus
informasi horizontal.
Arus
informasi horizontal adalah arus yang mengalirkan data dan informasi antara
subsistem-subsistem informasi yang sejajar atau satu tingkat, baik pada unit
kerja yang sama atau pada unit kerja yang berlainan. Contoh hubungan setingkat
pada unit kerja yang sama adalah arus antara susistem informasi pengolahan
pesanan dengan subsistem informasi penjualan pada unit kerja pemasaran. Contoh
hubungan setingkat antar unit kerja adalah arus antara subsistem informasi
penjualan dengan subsistem informasi akuntansi.
Beberapa
unit kerja pada tingkat operasional misalnya pada perusahaan pesawat terbang
niscaya memerlukan data daftar para penumpangya. File tiket pada arus informasi selain di
informasikan pada arus vertikal, juga didistribusikan juga secara horizontal ke
lain-lain unit tingkat manajemen lini bawah yang ada dalam organisasi. Contoh
file tiket seperti berikut
|
No
|
Nama
|
Alamat
|
Rute
|
Tgl
|
Jam
|
No.Pswt
|
Bandara
|
Harga
|
Disamping
unit pemasaran sendiri juga memerlukan catatan jumlah tiket, maka unit-unit
lain pada manajemen lini tengah juga memerlukan file tersebut. Masing-masing
unit dapat membuka file yang sama pada komputer sebagai bagian dari kerja sama
jaringan. Unit-unit tersebut misalnya adalah unit pasasi untuk keperluan
pemberangkatan penumpang di bandara, unit teknik memerlukanya untuk keperluan
penjadwalan pemakaian dan keberangkatan
pesawat, penyiapan jumlah kapasitas kursi dan bahan bakar pesawat. Unit perbekalan
memerlukan data untuk penyediaan makan.[7]
PENUTUP
A. Kesimpulan
Secara teori Database adalah suatu sistem yang memproses input
berupa data menjadi output yaitu informasi yang diinginkan. Untuk memperoleh
Database yang handal perlu diperhatikan hal-hal seperti keamanan data, kualitas
data, kemudahan akses, kemudahan pengolahan data, dan kemungkinan untuk
pengembangan Database tersebut.
Data dan informasi diperlukaan oleh semua unit kerja dan semua
tingkat kegiatan sebagai bahan komunikasi organisasi. Dokumen informasi fisik
dapat dikomunikasikan secara tradisional, sedangkan data atau informasi
nonfisik dapat dikomunikasikan secara elektronik. Karena itu arus komunikasi
data dan informasi menjadi sangat penting untuk menjalankan roda organisasi.
Arus tersebut dewasa ini dikenal sebagai arus informasi jaringan yang terdiri
dari distribusi informasi, arus informasi vertikal, arus informasi horizontal.
B. Saran
Penulis berharap dengan adanya makalah ini, dapat
memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Dakwah dengan baik dan
benar. Di sisi lain, penulis berharap makalah ini dapat dijadikan bahan bacaan
yang barmutu, baik bagi kalangan mahasiswa maupun kalangan akademika pada
umumnya sebagai motivasi atau inspirasi dalam mengembangkan kreatifitasnya.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini
tidak luput dari kesalahan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun
sangat diharapkan untuk lebih menyempurnakan makalah ini dan seterusnya.
DAFTAR PUSTAKA
[1]
Iamrul Rulchan, “Peranan Sistem Informasi Manajemen”, diakses dari http://iamreiken-hirameki2gind.blogspot.com/2013/10/peranan-sistem-informasi-manajemen.html
pada tanggal 18 mei 2015 pukul 20:52.
[1]
Yusrizal F, “Sistem Informasi Manajemen”, diakses dari http://fyusrizal.blogspot.com/2012/12/sistem-informasi-manajemen-1.html
pada tanggal 13 mei 2015 pukul 15:02.
[1]
Feniyaman Hura, “Konsep dan Peran Database dalam SIM” , diakses dari http://feniyamanhura.blogspot.com/2013/07/konsep-dan-peranan-database-didalam-sim.html
pada tanggal 13 mei 2015 pukul 14:58.
[1]
Agus Bongsu, “Database Distribusi”, diakses dari http://sisfo08.blog.com/2011/04/database-distribusi/
pada tanggal 18 mei 2015 pukul 20:54.
[1]
Anonim, “SIM”, diakses dari elearning.upnjatim.ac.id/courses/01014/.../SIM.doc?...pada
tanggal 18 mei 2015 pukul 20:57.
[1] Idra Ki, “Aliran Informasi dalam Organisasi”, diakses
dari http://katarizon.blogspot.com/2013/09/aliran-informasi-dalam-organisasi.html?m=1 pada tanggal
29 april 2015 pukul 20:44.
[1]
Drs. Zulkifli Amsyah. MLS, Manajemen Sistem Informasi, PT Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta : 2005, Hal
427-437.
[1] Iamrul
Rulchan, “Peranan Sistem Informasi Manajemen”, diakses dari http://iamreiken-hirameki2gind.blogspot.com/2013/10/peranan-sistem-informasi-manajemen.html
pada tanggal 18 mei 2015 pukul 20:52.
[2] Yusrizal
F, “Sistem Informasi Manajemen”, diakses dari http://fyusrizal.blogspot.com/2012/12/sistem-informasi-manajemen-1.html
pada tanggal 13 mei 2015 pukul 15:02.
[3] Feniyaman
Hura, “Konsep dan Peran Database dalam SIM” , diakses dari http://feniyamanhura.blogspot.com/2013/07/konsep-dan-peranan-database-didalam-sim.html
pada tanggal 13 mei 2015 pukul 14:58.
[4] Agus
Bongsu, “Database Distribusi”, diakses dari http://sisfo08.blog.com/2011/04/database-distribusi/
pada tanggal 18 mei 2015 pukul 20:54.
[5] Anonim,
“SIM”, diakses dari elearning.upnjatim.ac.id/courses/01014/.../SIM.doc?...pada
tanggal 18 mei 2015 pukul 20:57.
[6] Idra Ki, “Aliran Informasi dalam Organisasi”, diakses
dari http://katarizon.blogspot.com/2013/09/aliran-informasi-dalam-organisasi.html?m=1 pada tanggal
29 april 2015 pukul 20:44.
[7] Drs.
Zulkifli Amsyah. MLS, Manajemen Sistem Informasi, PT Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta : 2005, Hal 427-437.
0 komentar:
Post a Comment