June 21, 2015

Aliran Distribusi Informasi

PENGERTIAN ALIRAN INFORMASI
1.      Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
2.      Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi. Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu
3.      Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan dinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan – artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi sepanjang waktu
CARA INFORMASI MENGALIR
Guetzkow (1965) menyatakan bahwah aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dalam tiga cara, yaitu : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara ini.
1.      Penyebaran Pesan Secara Serentak
Maksudnya adalah penyebaran pesan yang dilakukan secara bersama dan pesan tersebut harus tiba dibeberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama. Penyebaran pesan tersebut memerlukan suatu rencana untuk menggunakan strategi atau tekhnik penyebaran pesan. Strategi dan tekhnik penyebaran pesan biasanya dipertimbangkan berasarkan waktu dan media apa yang digunakan agar pesan tersebut dapat cepat diterima oleh si penerima pesan.
Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima sebagai tujuan akhir. Banyak organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.
Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama tetapi seperti yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup jauh. Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan, atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode tersebut atau kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada sekelompok anggota organisasi; salah saatu kedua-duanya mungkin pula tidak efektif.
Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian organisasi. Dengan berkembangnya sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu organisasi.
2.      Penyebaran Pesan Secara Berurutan
Haney (1962) mengemukakan bahwa penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi, meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik. Dalam hal ini setiap individu penerima pesan pertama mula-mula menginterpretasikan pesan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. Penyebaran tersebut mempunyai suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan, jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan. karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi untuk menyampaikan informasi kepada mereka.
3.      Kombinasi antara serentak dan berurutan
POLA ALIRAN INFORMASI
Katz dan Kahn (1966) menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara anggota sistem tersebut di batasi. Sifat asal organisasi mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa yang berbicara kepad siapa. Burrges (1969) mengamati bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam organisasi adalah bahwa ‘’pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga kita dapat berbicara tenang jaringan atau struktur komunikasi’’, ia juga menyatakan bahwa organisasi formal mengendalikan struktur komunikasi dengan menggunakan sarana tertentu seperti penunjukan otoritas dan hubungan-hubungan kerja, penetapan kantor, dan fungsi-fungsi komunikasi khusus. Analisis eksperimental pola-pola ku\omunikasi menyatakan bahwa pengaturan tertentu mengenai siapa berbicara kepada siapa mempunyai konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Menurutnya pola aliran informasi dibedakan menjadi :
1.      Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan infomasi yang disediakan oleh anggota organisai lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sestem pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
2.      Pola lingkaran adalah pola informasi yang memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis system pengulangan pesan. Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
Pola lingkaran meliputi kombinasi orang-orang penyampai pesan cenderung lebih baik daripada pola roda yang mencakup aliran komunikasi yang amat terpusat dalam keseluruhan aksesibilas anggota antara yang satu dengan yang lainnya, moral atau kepuasan terhadap prosesnya, jumlah pesan yang dikirimkan, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan –perubahan dalam tugas di pihak lain, pola roda memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas aliran pesan, kemunculan seorang pemimpin bisa lebih cepat dan organisasi lebih stabil, menunjukan kecermatan tinggi dalam pemecahan masalah, cepat dalammemecakan masalah, tetapi terlihat cenderung mengalami kelebihan beban pesan dan pekerjaan.
PERANAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI
Analisis jaringan telah mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi. Berikut adalah tujuh peranan jaringan komunikasi, antara lain :
1.      Anggota klik. Klik adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Prasyarat keanggotaan klik adalah bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut. Klik-terdiri dari individu-individu yang memiliki alasan formal, yang berhubungan dengan jabatan untuk melakukan kontak sekaligus juga mempunyai alasan informal yang bersifat antar pesona.
2.      Penyendiri. Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawai-pegawai lainnya tetapi jelas merupakan anggota klik bila pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam kebijakan dan prosedur organisasi.
3.      Jembatan. Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai.
4.      Penghubung. Adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut.Penghubung mengkaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang berlaku sebagai penyaring informasi.
5.      Penjaga gawang. Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar apat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui system tersebut.
6.      Pemimpin pendapat. Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua system social, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
7.      Kosmopolit. Adalah individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu diluar organisasi. Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
Ada 6 (enam) peranan jaringan komunikasi yaitu :
a.       Opinion Leader, adalah pimpinan informal dalam organisasi.
b.      Gate keepers, adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi.
c.       Cosmopolites, adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya.
d.      Bridge, adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.
e.       Liasion, adalah sama peranannya dengan bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.
f.       Isolate, adalah organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.
ARAH ALIRAN INFORMASI
1.      Komunikasi kebawah
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, 1967). Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Khan, 1966) :
a.       Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
b.      Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan,
c.       Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi,
d.      Informasi mengenai kinerja pegawai
e.       Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
Pemilihan Metode dan Media Level (1972) mensurvei para penyedia dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode-metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja,(3) tulisan di ikuti lisan, dan (4) lisan di tulisan. Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada pegawai (level dan galle, 1988).
a.       Ketersediaan. Metode-metode yang tersedia dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat di tambahkan untuk suatu program keseluruan yang lebih efektif.
  1. Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau diinginkan penyebaran informasi yang tidak rutin dan mendesak, metode yang lebih mahal tetapi lebih cepat dapat digunakan.
  2. Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku.
  3. Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan sekedar menyampaikan informasi, dapat dilakukan dengan pembicaraan diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang rinciannya rumit, metode laporan teknis tertulis adalah metode yang mungkin akan dipilih.
  4. Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap infomasi tersebut.
  5. Keahlian. Metode yang tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya.
2.      Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan.
a.       Aliran informasi ke atas memberi onformasi berharga untuk pembuatan kepusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orng-orang lainnya (Sharma,1979).
  1. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952).
  2. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya (Conboy, 1976).
  3. Komunikasi ke atas menumbuhkan aspresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver, 1952).
  4. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver, 1952).
  5. Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974).
Komunikasi keatas dapat menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir manejer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah.Sharma (1979) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi keatas terlihat amat sulit:
a.       Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
  1. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai.
  2. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilakukan pegawai.
  3. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Prinsip-prinsip saluran keatas
Planty dan machaver (1952) mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman program komunikasi keatas. Prinsip-prinsip tersebut antara lain ;
a.       Program komunikasi keatas yang efektif harus direncanakan.
  1. Program komunikasi keatas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.
  2. Program komunikasi keatas yang efektif menggunakan saluran rutin
  3. Program komunikasi keatas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
  4. Program komunikasi keatas yang efektif mencakup mendenngarkan secara objektif
  5. progaranm komunikasi keatas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah
  6. Progran komunikasi keatas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.
3.      Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal, yaitu Informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.
Tujuan dari komunikasi horizontal adalah :
a.       Untuk mengkordinasikan penugasan kerja
  1. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
  2. Untuk memecahkan masalah
  3. Untuk memperoleh pemahaman bersama
  4. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
  5. Untuk menumbuhkan dukungan antar pesona
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Yang penting kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki suatu produk. Lingkaran kualitas umumnya diberi tanggung jawab penuh untuk mengenali dan memecahkan masalah (Yager, 1980).
Saluran ini memungkinkan individu-individu mengoordinasikan tugas-tugas, membagi informasi, memecakan masalah, dan menyelesaikan konflik. Komunikasi horizontal dilakukan melalui kontak pribadi,telepon, email, memo, voice mail, dan rapat.
Untuk meningkatkan komunikasi horizontal, perusahaan (1) melatih karyawan dalam kerjasama tim dan tekhnik komunikasi, (2) membangun sistem penghargaan berbasis pencapaian tim alih-alih pecapai individu, dan (3) mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi tim.
4.      Komunikasi Lintas Saluran
Merupakan penyampaian informasi rekan sejawat yang melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan ataupun bawahan mereka. Mereka tidak melewati otoritas lini untuk mengarahkan orang-orang yang berkomunikasi dengan mereka dan terutama harus mempromosikan gagasan-gagasan mereka. Namun mereka memiliki mobilitas tinggi dalam organisasi; mereka dapat mengunjungi bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal.
Komunikasi lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya. Mereka menempat bagian fungsional yang berbeda.
Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
Fayol (1916-1940) menunjukkan bahwa komunikasi lintas-saluran merupakan hal yang pantas, bahwa perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran.
Pentingnya komunikasi lintas-saluran dalam organisasi mendorong Keith Davis (1967) untuk menyatakan bahwa penerapan tiga prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi spesialis staf:
a.       Spesialis staf harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi.
  1. Spesialis staf perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka.
  2. Manajemen harus menyadari peranan spesialis staf dan lebih banyak lagi memanfaatkan peranan tersebut dalam komunikasi organisasi.
5.      Komunikasi Informal, Pribadi, atau Selentingan
Informasi informal / personal ini muncul dari interaksi diantara orang-orang, informasi ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga, dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan. Informasi yang mengalir sepanjang jaringan kerja selentingan terlihat berubah-ubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi selintingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan.
Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai ‘’metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa’’ (Stein, 1967). Komunikasi informal cenderung mengandung laporan ‘’rahasia’’ tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. Informasi yang diperoleh melalui selentingan lebih memperhatikan ‘’apa yang dikatakan atau didengar oleh seseorang’’ daripada apa yang dikeluarkan oleh pemegang kekuasaan. Paling tidak sumbernya terlihat ‘’rahasia’’ meskipun informasi itu sendiri bukan rahasia.
Sifat-Sifat Selentingan
Meskipun penelitian tentang sifat-sifat selentingan tidak ekstensif, sifat-sifat selentingan cukup lengkap seperti digambarkan berikut ini (W. L. Davis dan O’Connor, 1977):
a.       Selentingan berjalan terutama melalau interaksi mulut ke mulut.
  1. Selentingan umumnya bebas dari kendala-kendala organisasi dan posisi.
  2. Selentingan meyebarkan informasi dengan cepat.
  3. Jaringan kerja selentingan digambarkan sebagai suatu ‘’rantai kelompok’’ karena setiap orang menyampaikan selentingan cendrung mengabarkannya kepada sekelompok orang daripada hanya kepada satu orang saja.
  4. Para peserta dalam jaringan kerja selentingan cendrung menjalankan satu dari tiga peranan berukut: penghubung, penyendiri, atau pengakhir (dead-enders) -mereka yang biasanya tidak melanjutkan informasi.
  5. Selentingan cenderung lebih merupakan produk suatu situasi daripada produk orang-orang dalam organisasi tersebut.
  6. Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru saja terjadi, semakin besar kemungkinan ia menceritakannya kepada orang-orang lainnya.
  7. Bila suatu informasi yang disampaikan pada seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatiannya, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi tersebut kepad orang-orang lainnya.
  8. Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok-kelompok fungsional daripada antara kelompok-kelompok tersebut.
  9. Umumnya, 75% – 90% dari rincian pesan yang di sampaikan oleh selentingan adalah cermat; namun, seperti dikemukakan Keith Davis (1967) ‘’orang-orang cenderung beranggapan bahwa selentingan kurang cermat daripada yang sebenarnya, karena kesalahan-kesalahannya lebih dramatik dan akibatnya lebih bekesan dalam ingatan daripada kecermatan rutin seha-harinya. Selanjutnya, bagian-bagian yang kurang cermat seringkali lebih penting’’.
  10. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi bahkan bila rinciannya cermat.
  11. Selentingan cenderung mempengaruhi organisasi, apakah untuk kebaikan atau keburukan; jadi pemahaman mengenai selentingan dan bagaimana selentingan ini dapat memberi andil positif kepada organisasi merupakan hal yang penting.
Jumlah dan akibat pesan yang mengganggu, yang berlangsung melalui selentingan, dapat dikendalikan dengan menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka, yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke atas, ke bawah, horizontal, dan lintas- saluran yang terus terang, cermat, dan sensitive. Hubungan penyelia-bawahan yang efektif nampaknya penting untuk mengendalikan informasi selentingan. Penyelia dan menajer harus memberitahu pegawai bahwa mereka mengerti dan menerima informasi melalui seletingan tersebut, terutama bila hal itu mengungkapkan sesuatu yang menyangkut perasaan pegawai, bahkan bila informasinya tidak lengkap dan tidak selalu cemat.
Di beberapa organisasi atau perusahaan yang masih memegang budaya timur, tentu saja para bawahan masih segan atau sungkan untuk menyampaikan keberatan-keberatan mereka terhadap kebijaksanaan organisasi kepada atasan mereka. Pelampiasannya melalui komunikasi antar anggota-anggota organisasi dalam bentuk informal yaitu selentingan ini.
Cara penanganan terhadap informasi yang mengalir tentu saja berbeda-beda bagi tiap-tiap organisasi. Tetapi untuk hal ini mungkin bisa saja dijadikan sebagai contoh penanganan suatu masalan dalam organisasi. Jadi penting bagl para manajer atau penyelia memahami dan membantu agar selentingan bermanfaat bagi organisasi. Informasi yang sifatnya negatif belum tentu menghasilkan hal yang negatif juga. Itu tergantung bagaimana kita menangani dan menyikapi hal negatif tersebut.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa selentingan merupakan saluran alternative kedua yang paling sering dipergunakan dalam komunikasi organisasional. (Saluran yang paling sering digunakan adalah saluran langsung pegawai-atasan). Sebagai sumber informasi, selentingan berada di urutan kedua dari bawahan dari segi dapat dipercaya dan dikehendaki. Jadi, selentingan dianggap penting oleh pegawai, tetapi tidak selalu sebagai saluran komunikasi yang lebih disukai dalam organisasi
Mekanisme Aliran Informasi
Mekanisme informasi dapat memengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).
Alat alat dan teknik dalam distribusi informasi
Empat alat-alat dan teknik yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan informasi ini:
Kemampuan berkomunikasi yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk memanfaatkan dimensi-dimensi komunikasi yang ada.
·         Sistem untuk mengumpulkan dan memperoleh informasi.
·         Metode pendistribusian informasi
·         Proses pembelajaran tindakan (Lesson Learned Process)
ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam:
  1. perumusan dan implementasi tujuan organisasional
  2. peralatan dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan.
  3. Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut.
HUBUNGAN ALIRAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI
Informasi tidak mengalir dan tidak bergerak. Sesungguhnya yang terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interpretasi penyampaian, dan penciptaan penyampaian lainnya. Proses peristiwa hubungan yang bergerak dan berubah secara berkesinambungan adalah dinamik. Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah suatu proses dinamik yang pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Guetzkow menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi terjadi drngan tiga cara : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara. Pola dalam aliran komunikasi dibagi menjadi pola roda dan lingkaran. Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh kepada individu di posisi sentral. Pola lingkaran adalah pola yang memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan lain melalui sistem pengulangan pesan. Arah aliran informasi dibagi menjadi komunikasi ke bawah, ke atas, horisontal, dan lintas-saluran. Contoh berdasarkan hasil wawancara saya dengan teman-teman mengenai aliran komunikasi yang dijalankan dalam organisasinya. Narasumber kita menyatakan bahwa aliran komunikasi yang digunakan bersifat kombinasi dari kedua cara dengan pola roda dan arah komunikasi ke bawah. Organisasi yang kami wawancarai dalam mendiskusikan suatu permasalahan atau rencana diawali dengan diadakan diskusi antara executive of board setelah itu hasil diskusi mereka disampaikan ke manager tiap divisi yang setelah itu di sampaikan lagi ke staff-staffnya. Dari contoh tersebut telihat bagaimana aliran komunikasi berjalan dalam organisasi itu.
Teknologi informasi sudah berkembang dengan pesat dan memiliki peran besar saat ini dalam menyampaikan pesan serta mendapat informasi dari luar. Saat ini teknologi komunikasi komputer seperti email, video conferencing, voice messaging, faksimil, dan papan buletin komputer mengubah cara kita bekerja. Teknologi komunikasi didefinisikan sebagai suatu sistem kegiatan atau kekuatan dua orang atau lebih yang dikoordinasikan secara sadar. Teknologi komunikasi menyatukan kemampuan komputer dan media komunikasi lainnya, juga menghubungkan manusia dengan manusia lainnya dan dengan kegiatan mereka yang berbeda. Teknologi komunikasi mengubah cara kerja suatu organisasi dengan tujuan menghasilkan penyelesaian pekerjaan yang lebih baik. Organisasi yang kami wawancarai memanfaatkan teknologi informasi dan membuktikan peran teknologi informasi sangat membantu dalam meningkatkan kinerja dari organisasinya. Organisasi tersebut menggunakan media internet diantaranya website, facebook, dan twitter dalam menyebarkan informasi mengenai organisasi mereka.
Menurut saya, aliran informasi dan teknologi informasi saling berhubungan dalam perannya di komunikasi. Dalam menyampaikan suatu informasi perlu diketahui bagaimana pesan itu disampaikan dan mengalir seharusnya agar semua orang mendapatkan informasinya. Selain itu dibutuhkan teknologi informasi sebagai media yang dapat membantu menyampaikan informasi tersebut agar orang lain dapat mengetahui pesan itu. Peran teknologi informasi dapat mengetahui aliran komunikasi yang seperti apa digunakan dan berjalan. Organisasi seperti yang saya contohkan diatas menjadi sebuah penggambaran mengenai informasi yang miliki kemudian disampaikan ke anggota-anggotanya serta menggunakan media seperti media sosial atau alat elektronik dalam menyampaikan informasi. Semakin berkembangnya teknologi informasi semakin besar organisasi menggunakan media tersebut dalam menyebarkan informasi. Dalam era globalisasi seperti sekarang ini peran teknologi informasi memiliki dampak besar sebagai tempat mendapatkan serta menyampaikan informasi agar semua orang tahu mengenai hal-hal yang sedang terjadi saat ini.
Referensi = Komunikasi Organisasi karya Wayne F. Pace
                                                       SUMBER
 Robbin, Stephen P., Teori Organisasi : Struktur, Disain dan Aplikasinya, Jakarta :     Arecan.
Lubis, S.B. Hari dan Martani Huseini (2009). Pengantar Teori Organisasi: Suatu Pendekatan Makro. Jakarta: Departemen Ilmu Administrasi, FISIP UI. Bab 5.994
http://katarizon.blogspot.com/2013/09/aliran-informasi-dalam-organisasi.html?m=1

Pengertian Distribusi
Secara garis besar, pendistribusian dapat diartikan sebagai kegiatan pemasaran yang berusaha memperlancar dan mempermudah penyampaian barang dan jasa dari produsen kepada konsumen, sehingga penggunaannya sesuai dengan yang diperlukan (jenis, jumlah, harga, tempat, dan saat dibutuhkan). Dengan kata lain, proses distribusi merupakan aktivitas pemasaran yang mampu:
1.      Menciptakan nilai tambah produk melalui fungsi-fungsi pemasaran yang dapat merealisasikan kegunaan/utilitas bentuk, tempat, waktu, dan kepemilikan.
2.      Memperlancar arus saluran pemasaran (marketing channel flow) secara fisik dan non-fisik. Yang dimaksud dengan arus pemasaran adalah aliran kegiatan yang terjadi di antara lembaga-lembaga pemasaran yang terlibat di dalam proses pemasaran. Arus pemasaran tersebut meliputi arus barang fisik, arus kepemilikan, arus informasi, arus promosi, arus negosiasi, arus pembayaran, arus pendanaan, arus penanggungan risiko, dan arus pemesanan.
Dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas distribusi, perusahaan kerapkali harus bekerja sama dengan berbagai perantara (middleman) dan saluran distribusi (distribution channel) untuk menawarkan produknya ke pasar. Yang dimaksud dengan distribusi adalah kegiatan penyaluran hasil produksi berupa barang dan jasa dari produsen ke konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia.
Sistem distribusi bertujuan agar benda-benda hasil produksi sampai kepada konsumen dengan lancar, tetapi harus memperhatikan kondisi produsen dan sarana yang tersedia dalam masyarakat, dimana sistem distribusi yang baik akan sangat mendukung kegiatan produksi dan konsumsi.
Fungsi Distribusi
Fungsi distribusi dilakukan oleh badan usaha atau perorangan sejak pengumpulan barang dengan jalan membelinya dari produsen untuk disalurkan ke konsumen, berdasarkan hal tersebut maka fungsi distribusi terbagi atas:
1.      Fungsi pertukaran, dimana kegiatan pemasaran atau jual beli barang atau jasa yang meliputi pembelian, penjualan, dan pengambilan resiko (untuk mengatasi resiko bisa dilakukan dengan menciptakan situasi dan kondisi pergudangan yang baik, mengasuransikan barang dagangan yang akan dan sedang dilakukan).
2.      Fungsi penyediaan fisik, berkaitan dengan menyediakan barang dagangan dalam jumlah yang tepat mencakup masalah pengumpulan, penyimpanan, pemilahan, dan pengangkutan.
3.      Fungsi penunjang, ini merupakan fungsi yang berkaitan dengan upaya memberikan fasilitas kepada fungsi-fungsi lain agar kegiatan distribusi dapat berjalan dengan lancar, fungsi ini meliputi pelayanan, pembelanjaan, penyebaran informasi, dan koordinasi.




0 komentar:

Post a Comment

Copyright © 2015 Baca Online dan Seputar Blog
| Distributed By Gooyaabi Templates